Um eine Zuwendungsbestätigung mit einem Faksimile erstellen zu können, muss eine gescannte Datei vorliegen und auf dem Zentralrechner geladen sein.
Nachfolgend erhalten Sie neben den Informationen zu den Eigenschaften der Datei auch eine Anleitung zur Durchführung des Ladevorgangs.
Eigenschaften der JPG Datei:
• Das Seitenverhältnis der Grafik sollte ca. 3 x 1 sein.
• Eigenschaften einer JPG Datei.
• Die maximale Dateigröße beträgt zur Zeit 100 KB.
TIPP:
• Zur Bearbeitung von JPG-Dateien, gibt es im Internet kostenlose Grafik-Editoren, wie z. B. paint.net oder irfanview.de etc.
Im Menü [Verbandsdaten], gibt es nach Markierung des gewünschten Verbands im Register Freistellung, den Bereich "Verwendung einer maschinellen Unterschrift".
• Da die Verwendung einer digitalen Unterschrift dem Finanzamt angezeigt werden muss, steht Ihnen zur Dokumentation des Vorgangs das folgende Eingabefeld zur Verfügung:
Laden einer JPG-Datei:
• Überprüfen Sie, ob Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden.
• Durch Aktivieren der nachstehenden Auswahl wird die Funktion "laden einer Datei" geöffnet.
• Der eigentliche Vorgang beginnt durch einen Klick auf das Ihnen bereits bekannte Symbol
.
• Nach Auswahl der im Windows Explorer angezeigten Datei und der Bestätigung der Schaltfläche 
wird die Datei auf den Zentralrechner geladen und angezeigt.
• Die Speicherung erfolgt über das Symbol
.
TIPP:
• Gegebenenfalls muss zunächst ein anderer Reiter, z. B. "Rückverteilung" und danach wieder "Freistellung“, aufgerufen werden, damit die Änderung gespeichert wird.
Wenn erfolgreich gespeichert wurde, steht nicht mehr der "Speichern“, sondern der "Bearbeiten“- Button zur Verfügung.