Programminformationen
Die aktuelle Version der Zentralen Mitglieder- und Adressverwaltung ist ein webbasiertes Programm, das weltweit über das Internet verfügbar ist.
Voraussetzung ist ein handelsüblicher Browser (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari etc.) und eine aktive Internetverbindung.
Die Daten werden über eine sichere Adresse, wie sie zum Beispiel auch von Banken benutzt werden, übermittelt.
Aufruf des Programms:
• Das Programm wird über die Internetadresse www.awo-zmav.de aufgerufen.
• Sie werden anschließend auf eine sichere Seite umgeleitet (https://www.awo-zmav.de/) und der Bildschirm "Herzlich Willkommen" wird angezeigt.
• Dort können Sie Ihre Benutzerdaten und das Passwort eingeben.
• Bei Problemen mit dem Browser, schauen Sie einmal unter dem Hilfepunkt Browsereinstellungen nach.
Verwaltung der Mitgliederdaten
Ausgangspunkt des Programms ist, dass ein Verband in Stufen hierarchisch gegliedert ist, z. B. Orts-, Kreis-, Bezirks- und Bundesverband. Der Bundesverband übernimmt in dieser Ordnung die Aufgaben der Zentrale.
Eine zentrale Mitgliederverwaltung hat nun die Aufgabe, die Daten aller Mitglieder des Gesamtverbands zu verwalten. Das heißt, dass die Kreisverbände, ggf. auch einzelne Ortsverbände, der Zentrale die Mitgliederdaten zustellen müssen, damit eine zentrale Datenbank entstehen und in der Folge verwaltet werden kann.
Auf der anderen Seite muss gewährleistet sein, dass die Verbandsdaten eindeutig sind und bleiben und dass nicht jedermann Zugang zu den gesamten Daten des Verbands hat. Daraus folgt das Konzept einer gestuften Zugangsberechtigung zu dem Datenbestand für autorisierte Personen.
Das Programm stellt durch eine sehr differenzierte Benutzerverwaltung sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Mitgliederdaten zugreifen können und jeweils nur auf den Teil der Daten, für den sie autorisiert wurden. In der Regel hat eine autorisierte Person nur Zugriff auf Mitgliederdaten der eigenen Verbandsebene und gegebenenfalls auf Untergliederungen dieser Ebene.
Die Zugangsrechte können so vergeben werden, dass nur eine bestimmte Person die Möglichkeit hat, Mitgliederdaten zu sehen (Leserecht). Die Eingabe von Daten wäre mit diesem Zugriffsrecht nicht möglich.
Nicht autorisierten Personen ist der Zugang zu den Mitgliederdaten völlig verwehrt!
Die Autorisierung von Personen für den Zugang zu bestimmten Mitgliederdaten wird vom Zentralverband durchgeführt.
Zugangsberechtigungen werden nur an Personen vergeben, die von einer Verbandsebene dafür bestimmt wurden. Die Zugangsberechtigung, mit entsprechendem Benutzernamen und Passwort, wird vom Bundesverband auf Antrag vergeben. Die vergebenen Zugangsdaten ermöglichen den Zugriff auf bestimmte Daten.
Aufgaben des Programms
Die Hauptaufgabe des Programms besteht darin, Mitgliederdaten zu sammeln und zu verwalten, die für den Verband von Belang sind.
Ebenso können Förderer und allgemeine Adressen (wie Interessenten, VIP’s oder andere wichtige Kontakte) mit dem Programm verwaltet werden
Zu den wichtigen Daten zählen die Personaldaten (Name, Alter usw.), die Adress- und Kommunikationsdaten, die Daten zur Beitragszahlung und die mitgliederbezogenen Daten des Verbands (Eintrittsdatum, Funktion usw.) und spezielle Notizen zu jedem Mitglied.
Das Programm gibt außerdem die Möglichkeit, Daten nach unterschiedlichen Kriterien auszuwählen, zu sortieren und auszuwerten. Die Auswertungen können in Listen dargestellt und gedruckt werden.
Eine weitere wichtige Aufgabe des Programms ist es, Namen, Adressen oder sonstige Daten für einen Ausdruck zur Verfügung zu stellen. Es können z. B. für einen Rundbrief Adressen ausgewählt und an WORD übergeben werden.
Neben den wichtigen Funktionen, die allen zur Verfügung stehen, gibt es Programmfunktionen, die nur von der Zentrale bzw. bestimmten autorisierten Personen verwendet werden können. So stehen zum Beispiel bei der Zugangsrechteverwaltung nur den Anwendern auf der zentralen Ebene alle Funktionen zur Verfügung. Anwender, die diese Funktionen nicht verwenden dürfen, bekommen diese auch nicht angezeigt.
Es gibt jedoch auch Daten, die nur auf der zentralen Ebene bearbeitet werden können, die aber den anderen Ebenen in der Regel zur Verfügung gestellt werden. Diese Daten werden als "Stammdaten" bezeichnet. Stammdaten sind z. B. alle hinterlegten Auswahltabellen, die der Anwender aufrufen kann, wenn er bestimmte Eintragungen vornehmen möchte. Felder, die eine Auswahltabelle anbieten, müssen aus dieser Tabelle gefüllt werden, eine freie Eingabe dort nicht möglich ist. Sollte sich herausstellen, dass andere Eingaben als vorgeschlagen notwendig sind, so müssen diese bei der Zentrale beantragt werden.
Beitragsabrechnungsverfahren für Mitglieder und Förderer
Mit Einführung der ZMAV wurde den Gliederungen auch ein explizit für den Verband ausgerichtetes Beitragsabrechnungsprogramm für Mitglieder und Förderer eingeführt.
Mit diesem Programmmodul kann der Beitrag per Lastschrift bei der Einzelperson oder von der Gliederungsebene eingezogen werden.